Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Davere Oy (Y-tunnus 3662265-3), Salomonkatu 17 A 40, 00100 Helsinki.

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: hello@davere.fi.

Daveren rooli

Davere on rekisterinpitäjä omille asiakassuhteilleen: asiakkaiden yhteyshenkilöiden, ohjelmiston käyttäjien ja asiakkaan tuntemisen tiedoille, laskutukselle ja tarjouspyynnöille.

Asiakasyrityksen kirjanpito- ja palkka-aineistossa rekisterinpitäjä on asiakasyritys ja Davere on henkilötietojen käsittelijä. Käsittelemme tätä aineistoa vain asiakkaan lukuun ja sen ohjeiden mukaan, ja käsittely perustuu asiakassopimukseen ja sen tietojenkäsittelyliitteeseen.

Keiden tietoja käsittelemme

• Asiakkaiden yhteyshenkilöt ja ohjelmiston käyttäjät: nimi ja yhteystiedot, käyttäjätunnukset ja lokitiedot.
• Asiakasyrityksen edustajat ja tosiasialliset edunsaajat: rahanpesulain edellyttämät tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus.
• Asiakasyrityksen työntekijät (palkanlaskenta, Davere käsittelijänä): nimi, henkilötunnus, tilinumero, palkkatiedot, verokortin tiedot ja poissaolot.
• Tarjouspyynnön jättäjät: nimi, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero, Y-tunnus, liikevaihtoluokka, tieto siitä, mitä yritys hoitaa nyt itse, vapaamuotoinen viesti ja toive puhelusta.

Henkilötunnusta käsittelemme vain, kun laki sitä edellyttää tai se on tarpeen henkilön yksiselitteiseksi tunnistamiseksi, kuten asiakkaan tuntemisessa ja palkanlaskennassa.

Asiakkaan tuntemisessa asiakasyrityksen edustaja tunnistetaan vahvalla sähköisellä tunnistamisella (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne). Tosiasialliset edunsaajat selvitetään kaupparekisteristä ja asiakkaalta.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste

• Sopimus: palvelun tuottaminen, asiakassuhteen hoito, ohjelmiston käyttö ja laskutus. Tarjouspyynnöissä peruste on se, että toimimme pyynnöstänne ennen sopimuksen tekemistä.
• Lakisääteinen velvoite: asiakkaan tunteminen ja tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen rahanpesulain mukaan sekä laskutus- ja kirjanpitotietojen säilyttäminen kirjanpitolain mukaan.
• Oikeutettu etu: yritysasiakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen sekä ohjelmiston ja tietojen turvallisuus, kuten käyttölokit.

Asiakasyrityksen kirjanpito- ja palkka-aineistossa käsittelyn perusteen määrittää asiakasyritys rekisterinpitäjänä.

Mistä tiedot saadaan

• Asiakkaalta itseltään ja sen yhteyshenkilöiltä, myös tarjouspyyntölomakkeelta.
• Vahvan sähköisen tunnistamisen palvelusta: edustajan nimi ja henkilötunnus, kun hän tunnistautuu.
• Pankeista: tiliotteet ja maksutiedot.
• Verohallinnosta ja tulorekisteristä, esimerkiksi verokortin tiedot.
• Julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä (myös sinne ilmoitetut tosiasialliset edunsaajat) ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

Vastaanottajat

Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät tai saavat:

• IT- ja tunnistuspalveluiden tarjoajat, jotka käsittelevät tietoja lukuumme.
• Pankit ja verkkolaskuoperaattorit maksujen ja laskujen välittämiseksi.
• Viranomaiset ja muut tahot, joille tiedot on lain mukaan ilmoitettava: Verohallinto, tulorekisteri ja työeläkeyhtiöt.

Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Tekoäly

Kirjanpidossa tekoäly ehdottaa kirjauksia, ja asiantuntija tarkistaa ja hyväksyy ne. Emme tee henkilöistä päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

Säilytysajat

• Asiakkaan tuntemistiedot: 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
• Laskutustiedot: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
• Asiakasyrityksen kirjanpito- ja palkka-aineisto: toimeksiannon ajan, minkä jälkeen aineisto palautetaan asiakkaalle tai poistetaan asiakassopimuksen mukaisesti.
• Tarjouspyynnöt: 6 kuukautta, jos asiakkuutta ei synny.

Evästeet

Verkkosivusto ei käytä evästeitä eikä analytiikka- tai seurantatyökaluja.

Tietoturva

Tiedot siirretään salattuina. Niihin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtävissään.

Oikeutenne

Teillä on oikeus saada pääsy tietoihinne sekä pyytää niiden oikaisemista tai poistamista ja käsittelyn rajoittamista. Voitte myös vastustaa käsittelyä, ja kun käsittely perustuu sopimukseen, pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Lähettäkää pyyntö osoitteeseen hello@davere.fi.

Jos tietonne ovat asiakasyrityksen kirjanpito- tai palkka-aineistossa, esimerkiksi sen työntekijänä, pyyntö osoitetaan asiakasyritykselle rekisterinpitäjänä. Avustamme sitä pyynnön käsittelyssä.

Teillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsotte, että tietojenne käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä.